Wenn du auf Trustmarkt.de ein Kundenkonto für dein Unternehmen nutzt, gehört zu deinem Vertrag mit Trustmarkt.de auch ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, kurz AV-Vertrag. In diesem Artikel erfährst du, was dieser Vertrag ist, warum es ihn gibt, wie er zustande kommt und wie du eine Kopie erhältst.
Was ist ein AV-Vertrag?
Ein AV-Vertrag ist ein Vertrag nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Er wird immer dann geschlossen, wenn ein Unternehmen personenbezogene Daten nicht allein selbst verarbeitet, sondern einen Dienstleister damit beauftragt.
Die DSGVO unterscheidet dabei zwei Rollen:
Der Verantwortliche entscheidet, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden. Das bist du mit deinem Unternehmen.
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet diese Daten nur nach den Vorgaben des Verantwortlichen. Das ist Trustmarkt.de als Betreiber der Plattform.
Der AV-Vertrag legt fest, was der Auftragsverarbeiter mit den Daten tun darf, wie er sie schützt, wen er dafür einsetzen darf und wann er sie löscht. Er ist kein Zusatzangebot und kostet nichts. Er ist eine gesetzliche Pflicht für beide Seiten.
Warum brauchen wir einen AV-Vertrag mit dir?
Über die Plattform stellst du dein Unternehmen dar und trittst mit Interessenten in Kontakt. Bei einem Teil dieser Funktionen geben andere Personen ihre Daten ein, etwa wenn sie dich über dein Profil kontaktieren oder Inhalte von dir anfordern. Andere Funktionen zeigen Inhalte, die du selbst einstellst und die Personen nennen, zum Beispiel Ansprechpartner deiner Kunden.
Diese Daten gehören nicht uns, sondern dir. Wir speichern, schützen und stellen sie dir bereit, tun das aber ausschließlich in deinem Auftrag. Genau für diesen Fall verlangt die DSGVO den AV-Vertrag. Ohne ihn dürften weder du noch wir diese Daten rechtssicher verarbeiten.
Was der AV-Vertrag nicht regelt
Nicht alles, was auf der Plattform passiert, fällt unter den AV-Vertrag. Für einige Verarbeitungen ist Trustmarkt.de selbst verantwortlich, zum Beispiel:
Nutzerkonten und Anmeldedaten
Bewertungen und deren Prüfung
Verifizierung und Betrugserkennung
Vertrags- und Abrechnungsdaten
eigene Marketingmaßnahmen von Trustmarkt.de
Für diese Bereiche gilt unsere Datenschutzerklärung, nicht der AV-Vertrag.
Wie kommt der AV-Vertrag zustande?
Es gibt zwei Wege, beide mit vollständig digitaler Unterschrift:
Bei der Registrierung. Wenn dein Unternehmen ein Kundenkonto anlegt oder einen Plan bucht und dabei die AGB akzeptiert, kommt der AV-Vertrag automatisch mit zustande. Die AGB verweisen an der entsprechenden Stelle auf ihn.
Im Dashboard. Bestand dein Kundenkonto bereits vor der Einführung des aktuellen AV-Vertrags, zeigen wir dir beim Öffnen des Dashboards einen Hinweis.
Über „Vertrag lesen“ öffnest du den vollständigen Text. Setze den Haken bei der Bestätigung und klicke auf „Jetzt zustimmen“. Mit „Später erinnern“ verschiebst du die Zustimmung, der Hinweis erscheint dann beim nächsten Besuch des Dashboards erneut.
In beiden Fällen ist die Textform gewahrt. Wir protokollieren den Zeitpunkt, die zustimmende Person und die angenommene Fassung des Vertrags.
Wer darf zustimmen?
✅ Der Inhaber des Kundenkontos
✅ Jeder Administrator, der in deinem Unternehmen hinterlegt ist
Eine einzige Zustimmung gilt für das gesamte Unternehmen. Mitarbeiter ohne Administratorrechte sehen den Hinweis zwar, können aber nicht selbst zustimmen. Achte darauf, dass nur vertretungsberechtigte Personen die Rolle des Administrators haben, denn die Zustimmung ist für dein Unternehmen verbindlich.
Wie erhalte ich den Vertrag als Dokument?
Du bekommst nach der Zustimmung nichts zugeschickt. Wir sichern den Vertrag und einem Nachweis des Abschlusses und bewahren ihn für dich auf.
Wenn du das Dokument brauchst, etwa für dein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten oder eine Prüfung, schreib uns kurz im Support-Chat. Wir senden dir das PDF zu.
Was regelt der Vertrag im Einzelnen?
Die wichtigsten Punkte im Überblick:
Weisungen. Wir verarbeiten Daten nur nach deinen Vorgaben. Als Weisung gelten auch die Einstellungen, die du selbst im Dashboard vornimmst, zum Beispiel das Löschen oder Exportieren von Daten.
Sicherheit. Der Vertrag beschreibt die technischen und organisatorischen Maßnahmen, mit denen wir deine Daten schützen, etwa Verschlüsselung, Zugriffsrechte und Backups. Die Verarbeitung findet in Rechenzentren innerhalb der EU statt.
Unterauftragsverarbeiter. Für den Betrieb setzen wir wenige Dienstleister ein, zum Beispiel für Hosting und den Versand von E-Mails. Sie sind im Vertrag namentlich aufgeführt. Kommt ein neuer hinzu, informieren wir dich mindestens 30 Tage vorher und du kannst widersprechen.
Löschung. Du kannst Daten jederzeit exportieren und löschen. Nach dem Ende deines Vertrags mit uns hast du 30 Tage Zeit zum Export, danach löschen wir die Daten vollständig.
Datenpannen. Sollte es zu einer Verletzung des Datenschutzes kommen, informieren wir dich spätestens innerhalb von 48 Stunden und unterstützen dich bei den nötigen Schritten.
Deine Pflichten. Du sorgst für eine Rechtsgrundlage, informierst die betroffenen Personen und fragst über die Plattform keine besonders sensiblen Daten ab, zum Beispiel Gesundheitsdaten.
Was passiert, wenn sich der Vertrag ändert?
Neue gesetzliche Vorgaben, neue Funktionen oder ein Wechsel bei unseren Dienstleistern können eine neue Fassung nötig machen. Wir zeigen dir Änderungen mit einer Frist von 30 Tagen an.
Zusammenfassung
✅ Der AV-Vertrag ist gesetzlich vorgeschrieben, wenn wir Daten in deinem Auftrag verarbeiten.
✅ Er kostet nichts und gilt für alle heutigen und künftigen Funktionen.
✅ Neue Kunden schließen ihn mit den AGB ab, bestehende Kunden bestätigen ihn einmalig im Dashboard.
✅ Das PDF bekommst du auf Anfrage über den Support-Chat.
Bei Fragen zum AV-Vertrag melde dich gern im Support-Chat.